O que fazer para ser uma secretaria(o) de sucesso na profissao

 

Características de uma secretária de sucesso

por Prof. Luciano Leite

Atividade que existe há muito tempo, a função de secretária(o) é valiosa para uma empresa, setor ou profissional liberal que quer manter controle das informações, agenda, contatos e documentos de uma maneira profissional. Uma boa secretária(o) possui características valiosas para o progresso da empresa.

Vamos conhecer um pouco sobre as habilidades técnicas, emocionais e comportamentais necessárias para se ter sucesso na carreira de secretária.

O que é preciso para ser uma secretaria?

Os requisitos exigidos para o cargo de secretária(o) podem variar muito de uma empresa para outra. Entretanto, de maneira geral, o minímo que se pede para o cargo relacionamos abaixo:

- Ter ensino médio completo;

- Desejável Curso Superior em Secretáriado Executivo ou Técnico em Secretáriado;

- Ter feito cursos de aprimoramento e qualificação complementares;

- Possuir conhecimento de nível médio para avançado em MS Word, Excel e Powerpoint;

- Preferencialmente, conhecer um pouco da área em que pretende atuar (clínica médica, indústria, banco, comércio, etc.).

Além destes conhecimentos "técnicos", a pessoa também precisa possuir habilidades comportamentais e sócioemocionais (soft skills), que explicarei à seguir.

Para ser uma boa secretária é necessário ser muito atenciosa

O dia-dia de uma secretária(o) envolve o contato com muitas pessoas, informações, documentos e este enorme fluxo de dados exige uma coordenação feita por alguém preparado para isto: a secretária.

Alguém que deseja ter sucesso na carreira de secretária precisa ter ou desenvolver uma habilidade muito valiosa frente à esta demanda de controle de informações: ser alguém que consegue manter o foco quando necessário.

Para ser uma boa secretária é necessário ser simpática e gostar de ajudar

Simpatia e educação são fundamentais para ter sucesso nesta profissão. Você pode ter mil cursos de formação na área, porém se não tiver alegria em lidar com pessoas dificilmente será bem sucedida nesta atividade.

Alguém poderá dizer, mas eu conheço uma secretária que era mal educada e trabalhava há muitos anos com o diretor x. Nestes casos, não se trata apenas de competência, este tipo de profissional (que é eficiente, porém maltrata todo mundo), felizmente está em extinção e na grande maioria das vezes ela é mantida na função nem tanto pela competência mas em razão da confiança que consegue despertar em seu chefe.

Claro que ser uma pessoa confiável é uma característica importante, em qualquer profissão, e especial em pessoas que trabalham com informações valiosas e sigilosas. Entretanto, o chefe que precisa de um "cão de guarda" ao invés de uma secretária eficiente e simpática está emitindo um sinal para os demais: "cuidado comigo e mantenha-se afastado". Isto não é bom pra empresa.

Ao contrário, pessoas felizes e que gostam de ajudar os outros costumam se dar muito bem nesta atividade e nos relacionamentos (necessários) em qualquer empresa.

Para ser uma boa secretária é necessário possuir empatia por todos

Ter empatia é a capacidade de compreender emocionalmente o que outra pessoa esteja sentindo. Esta habilidade é fundamental para trabalhar em qualquer tipo de atividade que envolva o contato com público. Ter empatia é se preocupar com as emoções dos outros.

Isto não significa ter dó das pessoas ou aceitar tudo aquilo que elas dizem ou querem, mas demonstrar atenção e respeito pelas opiniões e sentimentos alheios.

Esta habilidade, que todo mundo diz ter, mas que pouca gente consegue demonstrar na prática do dia-a-dia, é fundamental para o sucesso da secretária(o). Usando deste recurso emocional é possível procurar compreender a visão do outro, a partir de suas emoções.

Ter empatia nos permite entender melhor porque a outra pessoa está se comportando de determinada maneira, a partir das emoções que percebemos nela.

Para ser uma boa secretária é necessário ser muito organizada e detalhista

Mesmo em pequenos escritórios é importante ter uma pessoa organizada comandando o fluxo de documentos, pessoas e informações. Um simples esquecimento de uma data ou a perda de um documento importante pode representar a perda de clientes, prejuízos financeiros e de imagem da empresa.

Já uma secretária(o) organizada consegue dar agilidade à processos, acessar rapidamente informações necessárias, conectar pessoas com facilidade e garantir que os compromissos estão sendo monitorados e executados dentros dos prazos combinados.

Ser detalhista também é importante para a secretária(o) porque esta qualidade permite que ela perceba informações faltantes nos documentos, falta de papéis valiosos em um contrato ou negociação, existência de indicios de fraudes, entre outras tarefas que facilitarão o dia-dia do departamento.

Para ser uma boa secretária é necessário ser responsável

O trabalho de uma profissional de secretariado envolve se responsabilizar com ações que necessitam comportamentos como: pontualidade, responsabilidade, compromisso que serão importantes para realizar as tarefas com eficiência.

Saber cumprir prazos, respeitar datas, obervar acordos e respeitar as normas da empresa e leis vigentes são deveres mínimos para qualquer profissional e essenciais no trabalho de quem trabalha como secretária(o).

Para ser uma boa secretária é necessário dominar pacote office

Quem pretende trabalhar nesta profissão precisa saber redigir cartas, memorandos, atas, relatórios, entre outros documentos utilizando-se de um editor de texto, sendo que o mais comum nas empresas é o MS Word.

Dependendo do tipo de empresa, e da atividade que a secretária(o) irá desenvolver, será necessário produzir e editar planilhas eletrônicas, sendo que o software mais utilizado nas empresas é o MS Excel.

Powerpoint é outra ferramenta que muitas secretárias(os) utilizam no seu dia-a-dia, com este software é possível produzir apresentações de reuniões, palestras, relatórios, apresentações comerciais, etc.

O pacote office da Microsoft reúne estes e outros softwares que dão melhor qualidade e agilidade ao trabalho em escritório. Dominar estes recursos tecnológicos, assim como saber realizar pesquisas eficientes na internet, são fundamentais para o sucesso no trabalho.

Para ser uma boa secretária é necessário saber manter sigilo e discrição

Para ser uma boa secretária é necessário saber se relacionar bem com todos

Nomes diferentes do cargo de secretária

A nomenclatura desta atividade pode variar de acordo com a cultura da empresa e também em razão da política de cargos e salários adotada. Além da descrição "secretária", o cargo também pode ser chamado assim:

Secretária executiva;

Secretária da direção;

Secretária eletrônica;

Secretária digital;

Secretária de estudo.

Porém, o que é mais comum é que, em médias e grandes empresas, a atividade iniciante dentro do organograma seja chamada apenas de "secretária" e há medida em que a profissional vai crescendo e adquirindo novas funções ela passe a ser classificada com um título que designe mais claramente que tipo de secretariado ela executa, ex.: "secretária de direção".

É por isto que muitas pessoas optam em não mudar de área, chegando até se aposentar no cargo, mas tendo executado tipos de secretariados diferentes ao longo da carreira.

Importancia da secretaria dentro da empresa

O que estudar para ser uma boa secretária?

Onde estudar para aprender a profissão de secretária?

Prof. Luciano Leite
Psicólogo, especialista em RH, orientador de carreiras (mentoria),
consultor de empresas e professor universitário.
luciano.leite@bol.com.br